Recepción de Pedido
Revisión de Pedido
Pedido a Proveedor
El mundo del workflow
Primero lo fácil, definamos qué es un workflow o flujo de trabajo…
Es la representación de cualquier proceso. Habitualmente, dicha representación no se hace a través de frases (lo cual sería perfectamente válido) sino con símbolos gráficos como cuadrados y flechas que pueden indicar los estados y rutas de dicho proceso.
Bien, dicho así un workflow puede hacerse en la servilleta de un bar.
Nadie se extrañe, grandes transacciones se han hecho usando tan prosaico medio, que le pregunten a Messi.
Ahora bien, los workflows que nos interesan aquí son los que “dibujan” una organización.
A diferencia de un organigrama que representa la jerarquía de los cuadros de mando, un workflow “dibujará” las actividades que realiza la misma.
Una imagen vale mil palabras
Sólo con ver el gráfico del workflow arriba nos ahorraríamos mil explicaciones que tendríamos que dar a cualquiera que necesitara conocer un mecanismo de nuestra organización. Ahora bien, los workflows tecnológicos a los que nos vamos a referir son otra cosa. Son mucho más que un conjunto de dibujos más o menos elaborados.
En las Tecnologías de la Información, un workflow consiste en un mecanismo de software por medio del cual podemos:
¿Qué gano ``dibujando`` un workflow?
Cuando los procesos de nuestra organización son orquestados a través de un mecanismo de workflow se consiguen unas mejoras notables:
Para la gestión de la organización
Mejor planificación de todo el proceso.
Mejor comunicación entre los distintos procesos y entre las fases de estos
Aumento de la productividad.
Se reducen los errores humanos.
El proceso es más fácil de entender por todos los actores.
Gestion centralizada.
Eliminación de burocracia administrativa.
Descubrimiento de “zonas muertas” con recursos ociosos.
Mayor control.
Se disminuyen otras formas de comunicación menos eficientes.
Un cuadro de mando, o dashboard, con información vital para la gestión.
Obstáculos más fácilmente identificables.
Se elimina la excesiva dependencia de determinados actores.
Ayuda en la toma de decisiones.
Al final, un fuerte ROI (Return On Investment).
Para el departamento de desarrollo:
Meta-programación de reglas de negocio.
Código mucho más legible
Mejor comunicación entre los distintos procesos y entre las fases de estos.
Más fácil introducción de nuevas tareas y procesos.
“Give me two”
En la época del dólar barato era frecuente que el turista europeo en NY pidiera dos piezas de cualquier producto pensando que se llevaba una ganga. Bien, si queremos introducir el mundo del workflow en nuestra organización nos va a costar más que un par de jeans. Mejor que pensemos en quedarnos con solo uno.
Lo que queremos decir es que si bien, por muchas razones, esta tecnología es altamente recomendable en muchos escenarios, también es cierto que requiere de un esfuerzo en:
Planificación
Reorganización
Siendo que reconocemos que hay que trabajar más, y como en general no nos gusta complicarnos la vida, permítame contarle una pequeña historia motivadora. Quizás al final le convenza de que conviene interesarse en este mundo de los workflows.
“For want of a nail the shoe was lost.
For want of a shoe the horse was lost.
For want of a horse the rider was lost.
For want of a rider the message was lost.
For want of a message the battle was lost.
For want of a battle the kingdom was lost.
And all for the want of a horseshoe nail.»
Todo por un clavo
El poema de George Herbert recoge una verdad universal: pequeñas circunstancias, errores minúsculos, tienen consecuencias enormes.
Enfoquemos todo esto a la siguiente situación (como en las películas: “basada en una historia real, nombres ficticios”)
“POR UN CLAVO SE PERDIÓ UN REINO”
“Por la falta de un clavo fue que la herradura se perdió.
Por la falta de una herradura fue que el caballo se perdió.
Por la falta de un caballo fue que el caballero se perdió.
Por la falta de un caballero fue que la batalla se perdió.
Y así como la batalla, fue que un reino se perdió.
Y todo porque fue un clavo el que faltó”.
Todo un drama
Si ha seguido las viñetas verá que acabamos de describir una tragedia. Pero como esta no es una sección de literatura, para el fin que nos interesa hemos mostrado un flujo de trabajo con notables debilidades: un pedido es cursado al proveedor a través de determinado actor y, si supera ciertos límites, una firma debe autorizarlo, pero todo ello sin una orquestación adecuada.
Pero aun dando por supuesto que todas las tareas de nuestra “novela” estén informatizadas, hay que suponer que distintos programas informáticos realizarán distintas tareas y se comunicarán la información pertinente entre sí:
Control de stocks
Pedidos a proveedores
Fabricación
¿Cómo nos ayudaría una plataforma de workflow?
Ya va siendo hora de conocer
AntWay
AntWay es una plataforma de workflows que orquesta los procesos de una organización. Es un superset del software WorkflowEngine de Optimajet Inc., el cual amplía y mejora. Nuestra Empresa lleva años trabajando con organizaciones que han requerido la implantación de frameworks y herramientas de orquestación, por lo que nuestros equipos han podido desarrollar una comprensión profunda de los procesos de negocio y el software que los soporta.
Características principales
AntWay Workflow consigue, una vez configurado, que con un par de líneas de código cualquier programa de una organización se supedita al flujo de trabajo deseado
¿Va a ser fácil?
Quienes contamos con unos añitos a las espaldas estamos familiarizados con los famosos inventos del Profesor Franz de Copenhage. Siempre eran artilugios extraordinariamente complicados concebidos para resolver situaciones de lo más sencillas. ¿Pasará lo mismo si intento implantar AntWay en mi organización? Bueno, como esta es una página comercial, nuestro deber es decir que todo es sencillo y barato. Pero como ante todo en Flash Data somos técnicos, estamos obligados a reconocer que el mundo del desarrollo de software no lo es. Y la implantación de un framework de workflows que recoja los distintos procesos de su organización tampoco lo va a ser.
Entonces ¿por qué no seguir como estamos? Porque hay un umbral crítico en la complejidad de toda organización por el cual, si no se establecen mecanismos de orquestación entre todas las piezas de software de la misma, nos veremos abocados a estos problemas en el departamento de TI y como consecuencia en todo el ecosistema:
- El software tiende a ser estanco, no conectado con las realidades de otros desarrollos
- Cada esfuerzo de comunicación entre los componentes de software de la corporación es laborioso, susceptible a infinidad de errores
- Cualquier cambio es complicado e implica una serie de modificaciones o errores en cadena
- Se producen zonas muertas en los flujos de trabajo que se podrían arreglar con mejor colaboración de las partes
Nos gustaría que contara con Flash Data como su socio tecnológico a fin de colaborar en el análisis de la situación existente, así como en todas las fases de la puesta en marcha de la implantación de la plataforma.
